RECADV - Accuse de réception de livraison

Statut

• Type de message : RECADV
• Répertoire de référence : D96A
• Sous-ensemble EANCOM : 003

Définition

L'Accusé de réception de livraison est utilisé pour les besoins de la réception de livraison de marchandises. Il est utilisé soit :

• pour accuser réception des marchandises ;
• en coordination avec l'Avis d'expédition pour confirmer la réception de marchandises ou pour indiquer les différences recensées après réception et/ou pour transmettre les informations sur les objets contenus dans une expédition après contrôle. La lettre de voiture est émargée.
• pour informer des différences entre les marchandises réceptionnées et les marchandises commandées ou planifiées

Principes

Le message met en relation un expéditeur et un lieu de livraison. Il est émis par l'intervenant qui a reçu les marchandises et/ou les services, en fonction des conditions définies.

Le message met en relation un seul point d'expédition et un seul point de réception. Il peut contenir différents articles et unités d'expédition.

Il permet à l'acheteur ou au lieu de réception d'envoyer au fournisseur ou à son agent :

• une confirmation de la réception des marchandises
• une notification des différences entre les quantités reçues et acceptées et les quantités expédiées (et/ou commandées)
• une notification ou une instruction concernant l'acceptation des marchandises ou des actions à effectuer pour les différences identifiées.
• une instruction sur les corrections à effectuer sur la facture ou pour l'avoir si la facture a été générée à l'expédition (et est donc basée sur l'Avis d'expédition). Le point de livraison peut également corriger des factures internes pour les marchandises qui sont revendues ou envoyées à un autre client

L'Accusé de réception de livraison doit toujours être envoyé par l'acheteur au fournisseur ou leur agent respectif après que les marchandises aient été physiquement reçues et contrôlées.

Le message devrait être envoyé dans un laps de temps défini par les partenaires, par exemple, 24 heures après la réception des marchandises. Ceci afin de permettre au fournisseur de vérifier les données transmises, d'ajuster la facture ou d'émettre l'avoir d'effectuer les contrôles internes, de vérifier les stocks, etc.

Scénarii

Un grand nombre d'actions affectant la chaîne de production/commande, livraison et facture est lié à la réception des marchandises.

Les différences entre les marchandises reçues et acceptées et les marchandises attendues peuvent donner lieu à des ajustements des prévisions de livraison, des commandes, des factures, etc. Ces ajustements peuvent être transmis par l'Accusé de réception de livraison, d'autres messages Edi ou même par d'autres médias.

Les partenaires commerciaux doivent revoir leurs procédures et identifier les fonctions et les traitements qui doivent être couverts par l'Accusé de réception de livraison. Les scénarios couverts par ce message peuvent être simples ou complexes, ce qui détermine la facilité et le degré d'automatisation.

Le scénario simple

Dans le scénario simple, l'Accusé de réception de livraison n'est utilisé que pour confirmer la réception ou pour indiquer des différences par rapport à l'Avis d'expédition ou au bon de livraison.

Dans le cas où le message n'est utilisé que pour confirmer la réception et l'acceptation des marchandises, seule la section d'en-tête doit être transmise. Cette confirmation peut entraîner la facturation ou peut permettre au fournisseur-donneur d'ordre de contrôler le niveau de service du transporteur.

Toujours dans ce scénario simple, l'Accusé est uniquement utilisé pour indiquer les différences entre les marchandises reçues et acceptées et les marchandises expédiées, telles qu'indiquées dans l'Avis d'expédition. Dans ce cas, l'Accusé inclut en général les informations relatives aux marchandises volées, perdues ou endommagées pendant le transport, les excédents et les manquants, les articles inconnus, etc.

Tout ajustement des programmes de livraison ou des commandes est réalisé antérieurement ou est assuré par le biais d'autres messages Edi ou par d'autres moyens de communication.

Les actions à entreprendre pour les différences doivent être définies et acceptées auparavant et sont spécifiées dans l'accord d'interchange.

Le scénario complexe

Les fonctionnalités couvertes par l'Accusé de réception de livraison dans un scénario plus complexe incluent les fonctionnalités décrites dans le cas du scénario simple plus des informations ou des instructions qui modifient les programmes de livraison ou les commandes ou les factures, etc, existants.

L'Accusé de réception de livraison indiquera les différences entre les quantités expédiées et reçues-acceptées et également les différences entre les quantités expédiées et commandées ou planifiées. Ce qui signifie que par exemple, un Accusé de réception de livraison peut changer le statut d'une ligne article de manquant en demandant une nouvelle date de livraison, en annulant un article, etc.

Toujours dans ce scénario, les actions suggérées ou des instructions pour la gestion des reliquats peuvent varier en fonction du niveau de stock, des prévisions de vente, etc.

Structure de l'accusé de réception de livraison

La section de détail du message Accusé de réception de livraison EANCOM contient deux structures distinctes

La structure du groupe de segments CPS-PAC

La première de ces deux structures est la structure du groupe de segments CPS-PAC. Elle peut être utilisée pour fournir des informations sur les unités d'expédition. Par exemple, pourront être présentes des informations sur les unités endommagées, les unités inconnues au point de réception; etc.

Ce groupe de segments permet la transmission des numéros d'identification des unités d'expédition. La fonction ou la signification des numéros transmis dans cette partie du message doit être fixée par accord bilatéral entre les partenaires commerciaux. Les numéros sont transmis dans le groupe de segments PCI-GIN du groupe CPS-PAC.

La structure du groupe de segments CPS-LIN

La seconde option consiste à utiliser la structure du groupe de segments CPS-LIN. Elle peut être utilisée pour fournir des informations détaillées sur la réception pour un article spécifique. Voir le paragraphe 1.5.2.1 ci-dessous. L'article peut être contenu dans une unité d'expédition.

Optionnellement, des informations de réception plus spécifiques concernant un article contenu dans une unité d'expédition peuvent être transmises. Voir le paragraphe 1.5.2.2 ci-dessous. Dans cas, chaque unité d'expédition est identifiée par un Numéro séquentiel de colis (SSCC).

Informations de réception par article

le segment LIN est utilisé pour identifier l'article et le segment QTY indique la quantité reçue et acceptée. Il s'agit d'une quantité totale et elle est liée aux unités d'expédition.

Les différences entre la quantité reçue et acceptée et d'autres quantités (par exemple, commandées ou expédiées) et les actions à entreprendre sont indiquées dans les segments QVR-DTM.

Il n'y a pas d'informations détaillées sur les unités d'expédition dans cette approche.

Informations de réception par SSCC

De plus, des informations de réception par unité d'expédition contenant l'article identifié dans LIN peuvent être fournies. Dans ce cas, LIN est utilisé pour identifier l'article et les informations de réception sur les unités d'expédition sont fournies dans le groupe de segments PCI-QTY-QVR-GIN.

Les segments PCI et GIN sont utilisés pour fournir le SSCC de l'unité contenant l'article identifié dans LIN. Le segment QTY indique la quantité reçue et acceptée pour l'unité d'expédition spécifiée. Le segment QVR transmet les informations sur les différences de quantité et les actions à entreprendre.

Il y a donc autant d'occurrences de PCI-QTY-QVR-GIN qu'il y d'unités d'expédition contenant l'article identifié dans LIN.

Exemples

Exemples de la structure CPS-LIN

Une livraison est constituée de trois unités d'expédition identifiées par les SSCC A, B et C. Elles contiennent trois articles différents, identifiés par les codes EAN1, EAN2 et EAN3. Ces articles sont répartis dans les unités d'expédition de la manière suivante :

• SSCC A contient 10 articles EAN 1
• SSCC B contient 10 articles EAN 1, 15 articles EAN 2 et 20 articles EAN 3
• SSCC C contient 15 articles EAN 2 et 15 articles EAN 3.

Informations de réception par article

Le message Accusé de réception de livraison indique les informations de manière globale par article :

Informations de réception par unité d'expédition

Le message Accusé de réception de livraison indique les informations de manière globale par unité d'expédition :

Note : pour des raisons de simplicité, les exemples ci-dessus partent du principe que toutes les quantités expédiées sont reçues et acceptées. Il n'y a pas de différences. Dans de tels cas, aucun message ne sera envoyé ou bien, seule la section d'en-tête est envoyée afin de confirmer la réception