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Appels d'Offres Auchan

Posté le 18/05/2022

Création et gestion des Réponses aux Appels d’Offres « AUCHAN »

 

Lorsque vous souhaitez répondre à un Appel d’Offre d’Auchan (RAO), ce distributeur requiert obligatoirement une fiche tarifaire (condition tarifaire). 

 

Présentation

Auchan a décidé de dématérialiser ses appels d’offres promo pour gagner en efficacité et réduire les multiples sollicitations fournisseurs pour récupérer votre donnée Produit et vos tarifs promotionnels associés dans le cadre de ces appels d’offres.

Le principe général est simple : vous allez recevoir dans votre espace A3PIM Industry (Partie :"Mes opérations commerciales"), des appels d’offres de la part d’Auchan pour vous solliciter en retour sur des propositions de Produits et tarifs promotionnels (RAO) afin de constituer une ou plusieurs opérations commerciales.

Vérification d’usage pour permettre l’intégration d’une hiérarchie dans une RAO Auchan.

A partir de la fiche Produit que vous souhaitez utiliser dans une RAO, cliquez sur l'onglet REFERENCEMENT.

Chaque logistique que vous souhaitez intégrer à un appel d'offres pour Auchan, doit avoir un référencement actif pour Auchan. Cela est également valable pour les autres distributeurs. Pour cela, il faut vérifier que la case à cocher soit bien activée sur Auchan (il n'est pas nécessaire de désactiver les autres référencements, s'il en existe).

Pour cela, à partir de l'onglet REFERENCEMENT, cliquez sur Auchan Retail Fr. pour activer le référencement : 

 

 

Consulter un Appel d’Offres (RAO) émis par Auchan.

Depuis la page d’accueil A3PIM Industry, cliquez sur « Mes opérations commerciales » afin d’accéder aux AO :

Si ce n'est pas déjà le cas, sélectionnez la valeur "Appel d'offres Auchan…" dans la liste déroulante située en haut à gauche de la fenêtre, afin que le tableau de synthèse ne vous affiche que les appels d'offres émis par Auchan.

Grâce à la fonction de recherche, située en haut à droite, il est possible de rechercher votre Appel d'Offres (AO) selon les critères suivants :

  • Code appel d'offres (exemple : 325458)
  • Code UB (Unité de Besoin) (exemple : UB0241)
  • Libellé UB (exemple : PRODUITS DU MONDE / ITALIE)
  • Libellé opération promo (exemple : 2019-24 - 1 ACHETE = 1 GRATUIT)

Cliquez sur la ligne de l’Appel d’Offres afin de pouvoir accéder au détail de celle-ci :

Dans l’Appel d’Offres, vous avez la possibilité de consulter les composantes de celle-ci en cliquant sur la flèche « détail » : 

Dans cette fenêtre, vous pourrez retrouver toutes les composantes de l’Appel d’Offres dont :

  • Le brief mécanique.
    • Il décrit les mécaniques promotionnelles attendues et préférentielles pour cet appel d’offres.
  • Le nom de l’appel d’offres.
    • Un libellé pour nommer l’appel d’offres.
  • La liste des codes fournisseurs internes possibles.
    • Liste des codes fournisseurs internes. Chaque tarif devra être associé à au moins un des codes fournisseurs pour savoir sur quelle entité fournisseur le produit sera commandable.
  • La liste des mécaniques autorisées.
    • Liste de manière exhaustive les mécaniques autorisées parmi lesquelles vous pourrez faire votre choix lors de la réponse à l’appel d’offres.
  • Un ou plusieurs commentaires.
    • Permettant de préciser l’attendu en termes de réponse, donnant des éléments de négociation ou d’informations complémentaires vous permettant de proposer la réponse la plus adaptée.

 

 

Ajouter vos déclinaisons à l’Appel d’Offres

Sur la partie droite de l'écran de réponse, un moteur de recherche intitulé RECHERCHE DE DECLINAISON(S) a été ajouté. Cela permet au référentiel A3 PIM Industry, d'effectuer une recherche sur la totalité des déclinaisons pour lesquelles le référencement Auchan a été activé. Il est possible d'effectuer une recherche simple ou avancée.

 

La recherche simple (1)
Cette fonction vous permet d'effectuer une recherche, en saisissant soit :
  • Le GTIN (de façon intégrale ou partielle) d'un élément d'une déclinaison : fiche produit (unité / lot), colis, SPCB et/ou palette.
  • Code interne fournisseur, s'il a été renseigné sur les déclinaisons.
  • Libellé fiche produit (unité / lot), colis, SPCB et/ou palette.

A l'issu de votre saisie, cliquez sur  (1) pour lancer la recherche. Si la recherche retourne un ou plusieurs résultats, ceux-ci seront affichés sous la forme suivante :

Par défaut, le GTIN affiché dans les résultats sera toujours le GTIN de plus haut niveau (GTIN de la palette dans la majorité des cas).

 

Cliquez sur la case à cocher située à gauche de chaque résultat, pour intégrer la déclinaison à l'appel d'offres :

Lorsqu'un résultat est coché (et donc sélectionné), le détail de la logistique s'affiche dans la partie gauche de l'écran :

 

La recherche avancée (2)

Cette fonction vous permet de pouvoir effectuer une recherche, en sélectionnant des critères pour affiner les résultats :

 

Ce formulaire vous permet d'effectuer une recherche selon les critères suivants :

  • Rechercher une liste de GTIN (il conviendra de saisir les GTIN sur 14 chiffres en entier, séparés par un ";" (point-virgule)).
  • Libellé fiche produit (unité / lot), colis, SPCB et/ou palette.
  • Liste de codes internes (saisis en entier, séparés par «;» (point-virgule)).
  • Marque.
  • Autre opération (une liste déroulante vous permet de sélectionner un autre appel d'offres auquel vous avez déjà émis une réponse).
  • Par réassort.
  • En excluant les box (colis hétérogènes).

Après avoir saisis vos critères et en cliquant sur , les résultats seront affichés sous la forme suivante :

Lorsqu'un résultat est coché (et donc sélectionné), le détail de la logistique s'affiche dans la partie gauche de l'écran.

Cliquez sur  pour quitter le formulaire de recherche avancée.

 

Suppression d'une logistique dans votre réponse

Quel que soit le motif, si vous souhaitez supprimer une logistique de votre appel d'offres, cliquez sur  située en haut à gauche, de chaque déclinaison logistique ajoutée.

 

Visualisation en grille / liste

Afin de faciliter la lecture et la saisie de votre réponse, il est possible de sélectionner une vue dite en "grille" ou en "liste" grâce aux icônes :

Vue en grille

Vue en liste

 

Sauvegarde de votre réponse

Dès qu'une logistique est intégrée, ou qu'une logistique a été supprimée, cliquez sur  pour sauvegarder votre réponse. Cela ne générera aucun envoi, et vous pourrez y accéder à tout moment.

 

 

 

Ajouter vos conditions tarifaires à la Réponse.

Chaque déclinaison doit avoir un tarif au niveau de son Unité Consommateur (UC). Le tarif est obligatoire pour :

  • Une unité consommateur simple (EACH)
  • Un lot consommateur (PACK)
  • Un colis hétérogène (DISPLAY)

Pour démarrer la saisie tarifaire, cliquez sur puis sur le bouton  pour faire apparaitre le formulaire de saisie tarifaire :

La saisie tarifaire est décomposée en plusieurs rubriques :

  • Information déclinaison : les informations liées aux dates de début de disponibilité et de fin de disponibilités de votre logistique sont automatiquement reprises, à partir de ce qui a été saisi dans la gestion de votre logistique.
  • Généralité : les informations générales sur votre tarif telles que le libellé, et les dates de validité du tarif.
  • Tarif (simple ou à paliers) :
    • Le tarif simple permet d'indiquer un tarif dit "unique" pour le Produit et sa déclinaison logistique
    • Le tarif à paliers permet d'indiquer un tarif dit "dégressif", en fonction du volume de commande par exemple (avec le choix de l’unité de commande).
  • Compléments : il s'agit d'indiquer la méthode de distribution, le type Incoterm (Franco/Départ), le type de financement que vous avez chez Auchan, ainsi que les champs à saisir dans le cadre de l’Appel d’Offres.

 

La saisie de la rubrique « Généralité »
  • Le libellé du tarif (Obligatoire) : Information permettant d’identifier plus facilement votre tarif, surtout si vous avez fait plusieurs tarifs pour un seul article
  • Les dates de validité (Obligatoire) : Elles doivent couvrir à minima la plage de date communiquée par Auchan dans l’appel d’offres. 

 

La saisie de la rubrique « Tarif simple »
  • Le prix brut : sauf s'il a été renseigné dans la rubrique « Données commerciales » de votre fiche produit, vous devez le saisir manuellement, sinon cliquez sur
    Les remises ou charges : Pour ajouter une remise ou une charge, cliquez sur . Une nouvelle ligne apparaît en affichant les colonnes suivantes : Base, libellé de la remise, Remise promotionnelle (Indicateur) et la valeur à indiquer en « montant » ou en « pourcentage » :

Base

La base de calcul se renseigne à l'aide de chiffres entiers, de 1 à 99. Les bases servent à déterminer la descente et l'ordre des remises.

Exemple :
Le tarif brut HT d'un produit est de 5.575€, nous ajoutons successivement les remises suivantes :
- Remise n°1 en BASE 1 : 0.50€
- Remise n°2 en BASE 2 : 2%
- Remise n°3 en BASE 3 : 0.14€
- Remise n°4 en BASE 3 : 0.20€

Le prix net HT sera donc calculé selon le plan suivant :
- 5.575 - remise n°1 (0.50 en base 1) = 5.575 - 0.5 = 5.075
5.075 - remise n°2 (2% en base 2) = 5.075 - 2% = 4.973
- 4.973
 - remise n°3 et remise n°4 (0.14€ + 0.20€ en base 3) = 4.973 - (0.14 + 0.20) = 4.633

Libellé de la remise

Il s'agit d'un libellé « court » pour indiquer la référence de la remise
Ex : Remise entrepôt, accord annuel, Remise CPV,…

Montant

Indiquez le montant de la remise, sans le signe "€".
Si vous indiquez un montant, le champ Pourcentage sera automatiquement bloqué.

Pourcentage

Indiquez le pourcentage de la remise, sans le signe "%"

Si vous indiquez un montant, le champ Montant sera automatiquement bloqué.

  • Lorsque vous avez saisis votre prix brut, et vos remises (ou charges) éventuelles, vous pouvez calculer automatiquement le prix net HT (hors taxes), et le prix net TTC (toutes taxes comprises), en appuyant sur  situé dans l'encart "Tarif simple" ou "Tarif à palier" :

 

La saisie de la rubrique « Tarif à paliers »

Pour sélectionner le mode tarif à paliers, sélectionnez-le directement depuis le bouton dédié :

Pour ajouter un palier, cliquez sur  , afin de permettre la saisie du premier palier :

Indiquez les données suivantes :

Libellé du palier

Il est obligatoire et permet d'identifier le palier concerné. 
Ex : "De 101 à 200 Produits"

Borne mini

Il s'agit, pour la ligne concernée, du minimum de quantité.

Borne maxi

Il s'agit, pour la ligne concernée, du maximum de quantité.

Unité de mesure

Indiquez l'unité de mesure pour le tarif.
Ex : pièce, palette ..

 Exemple d’une saisie de 3 paliers :

 

  

La saisie de la rubrique « Compléments »

*Se référer à la note explicative de Mai 2022 communiquée par Auchan

  • Code de l’appel d’offres (Obligatoire) : Valeur renseignée automatiquement et non modifiable.
  • Identifiant fournisseur (Obligatoire) : Le ou les identifiants fournisseurs Auchan retenus par le fournisseur pour répondre à l'Appel d'Offres. Chaque tarif devra être associé à au moins un des codes fournisseurs communiqué dans l’AO pour savoir sur quelle entité fournisseur le produit sera commandable.
  • Méthode de distribution (Obligatoire) : veuillez indiquer la méthode de distribution de votre Produit :
    • Centre de distribution
    • Allotissement par l'industriel
    • Livraison directe en magasin
  • La mécanique promotionnelle (Obligatoire) : Elle doit être choisie parmi la liste des mécaniques autorisées par l’acheteur Auchan pour répondre à l’appel d'offres.
  • Le type de financement (Obligatoire) : Vous avez la possibilité de conserver le type de financement proposé par Auchan le cas échéant, ou en proposer un par vous-même parmi les choix suivants :
    • Mandat (Le financement de la promo fera l’objet d’un contrat de mandat couvrant 100% du financement)
    • Prix d’achat (Le financement de la promo se fait par le biais d’une remise sur le prix d’achat)
    • Non financé (La promo n’est pas financée)
    • Coopération (Le financement de la promo fera l’objet d’un contrat de mandat couvrant moins de 100% du financement, l’autre part étant prise en charge par Auchan)
  • Le groupe de négo (à renseigner pour les nouveaux produits) : Vous devez indiquer le groupe de négo du produit correspondant à celui présent sur votre PAF. Cette donnée doit être renseignée obligatoirement pour les produits qui n’ont jamais été référencés chez Auchan.
  • Le potentiel de vente : Vous pouvez si vous le souhaitez indiquer une estimation du chiffre d'affaires potentiel pouvant être réalisé par Auchan s’il retient le produit dans l’opération promotionnelle.
  • Le quota de produit : Vous pouvez si vous le souhaitez indiquer un nombre d’unités produits pouvant être mises à disposition d’Auchan dans le cadre de l’opération promotionnelle
  • Type d’incoterm (Obligatoire) : Sélection de la condition : "FRANCO" ou "DEPART".

 

Sauvegarde de votre réponse

Après avoir contrôlé votre saisie, cliquez sur afin de sauvegarder votre saisie tarifaire. Lorsque la sauvegarde est effectuée, un message d'avertissement s'affiche à l'écran, et l'écran de réponse s'actualise automatiquement avec l'affichage du tarif : .

Répétez cette opération pour toutes les déclinaisons logistiques que vous souhaitez envoyer par le bais de l’AO.

 

 

Envoyer votre Réponse d’Appel d’Offres (RAO).

Après avoir contrôlé vos informations, cliquez sur  pour transmettre la réponse à Auchan.

Si vous souhaitez envoyer une non réponse, cliquez sur . Attention, cette action est irréversible.

 

Visualiser le statut de votre Réponse d’Appel d’Offres (RAO).

Après avoir envoyé votre réponse, vous pouvez consulter l’état d’avancement de celle-ci.

Pour cela il vous suffit de revenir sur la liste de vos RAO :

 Ou bien de consulter l’état depuis votre Réponse directement :

 

Légende :

Reçu : Appel d’offre reçu et accessible dans votre catalogue électronique A3PIM Industry

Lu : Appel d’offre consulté

Rep. En cours d’envoi : Après avoir cliqué sur « Envoyer », la Réponse est en cours d’envoi

Réponse validée : La « réponse » a été validée par Auchan

Non réponse validée : La « Non réponse » a été validée par Auchan

 

Réponse en erreur : Il y a une ou plusieurs erreurs à corriger.

Pour les consulter, vous pouvez cliquer sur l’AO et sur le point d’interrogation (?) afin de visualiser les erreurs :

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